HOYA Technosurgical株式会社様は、セラミックス製インプラント、金属製インプラントの製造・販売を通じ、整形外科領域で優れた製品を提供するトップカンパニーです。また、脳神経外科、形成外科、歯科領域においても医療貢献を目指して事業を展開されています。
2021年春に「医療用ルーペWeb受注システム開発」のプロジェクトが始まり、その開発にdbActableが採用されました。
今回は、医療用ルーペの受注業務においてシステム化に至る背景や課題、システム選定のポイント、導入成果や今後の展望などをプロジェクトリーダーであるHOYA Technosurgical株式会社の森嶋様にリトルソフト担当営業の竹林（以下、竹林）がインタビューしました。
森嶋様：当社の医療用ルーペはお医者様のお顔に合わせて作るセミオーダー品になります。受注から納品までの大まかな流れとしては、代理店や営業から受注内容をPDFで受け取り、Excelに転記入力して製造部門や製造業者に作業指示書として渡し、幾つかの生産工程を経て検品・出荷を行うというものです。
しかし、業務のシステム化ができていないこともあり、受注内容の伝達不足や細かい作業指示は口頭で伝えたりなど、確認作業が煩雑で作業効率に問題を感じていました。
そこで、主に３つの問題を解消すべくシステム化をする判断に至りました。
・受注内容の入力不備による確認作業の削減
・入力の二度手間の解消（作業指示書の作成と販売管理システムへの入力）
・製造業務の簡略化
竹林：これまで全てPDFやメールなどを使い作業指示しているとのことでしたが、作業工程が複雑なのでかなり大変だったのではないですか？
森嶋様：そうですね。生産から出荷までの全工程をPDFとメールを駆使して業務を回していたのでかなり大変でした。特に医療用ルーペは一人一人、目の幅や度数など色々な部分をお客様の顔に合わせて作るセミオーダー製品です。受注内容を正確に管理してしっかりと調整しなければいけないので、特に確認作業は何度もする必要がありました。
竹林：今回システム化を実行するにあたっての課題はありましたか？
森嶋様：システムにかけるコストと納期が一番の課題でした。医療用ルーペの売り上げ比率が少ないので最初から大きく予算を取ることが難しく、短期間に完成させなければならない事情があって、中々条件に合う解決策が見つかりませんでした。
森嶋様：パッケージ製品の選定ポイントとしては、４点を考えていました。
| 要求 | システム要件 |
|---|---|
| セミオーダーの受注情報を入力するため、製造情報を間違いなく入力する必要がある | 受注画面で細かく入力制御できること |
| 社外の取引先が入力する場合もある | 社外ネットワークでも使用できるシステムであること |
| 国内だけでなく海外の取引先からも受注入力される | 英語対応されているシステムであること |
| 導入予算に限りがある | 開発コスト、保守費用が安価なシステムであること |
当社の事業規模から考えて低コストでの導入が必須だったので、まずは安価に導入できる「ワークフローシステム」を検討しました。
しかし、安価なものは当社が求めるようなカスタマイズをすることが難しく、導入効果が見込めないものばかりでした。
また、海外からの受注入力する上で必要な「海外からシステムが利用できる」という条件をクリアできるものが意外と見つからず「ワークフローシステム」を諦め、「受注管理システム」を探し始めました。
技術的な課題で条件に合う「受注管理システム」はいくつかありましたが、標準機能の導入費だけで予算を大幅に超えてしまい、必要なカスタマイズをすることが出来ず、途方に暮れてしまいました。
そのような時にHOYAのグループ会社が、リトルソフトのサービスを活用し業務システムを構築した話を聞いて、今回の課題も解決できるのではと期待し、とりあえずお問い合わせをしてみたのがきっかけです。
実際に話を聞いてみるとdbActableは「今までの悩みはなんだった」と思えるほど、システムの選定ポイントを全てクリアできることがわかりました。
予算や開発スケジュール・納期などの条件も合い、リトルソフトへシステム開発の委託を決定しました。
竹林：システムを導入してみて、いかがでしたか？
森嶋様：２回のフェーズに分けてdbActableを導入しましたが、システム導入前と比較して作業効率が向上し、35%のコスト削減効果がありました。
具体的には営業がデータ入力する時間や、PDFやメール配信するまでの時間などを段階的に集計し、導入前後で作業時間を比較しました。
35%のコスト削減はシステム化の費用から考えて、費用対効果のある取り組みだったと思います。
竹林：それは素晴らしい結果ですね！弊社としてもdbActableでそこまでの効果が出て嬉しい限りです。
竹林：今後の展望があればお聞かせください。
森嶋様：製造関連の業務をdbActableでさらに改善していきたいと思っています。またExcelを使った業務があるので、dbActableに統一化できれば良いなと考えています。
またdbActableは、ワークフローシステムだけでなくデータベースをしっかりと活用できる効果を実感できたので、老朽化した既存のワークフローもリプレイスしたいですね。
竹林：現在お使いのシステムが使いづらいということですか？
森嶋様：特定のブラウザでしか画面の改修ができない、社外ネットワークでは使用できない、スマホサイズ画面で見にくい、など色々と制約があるので今の時代では使いづらいと感じています。
現在基幹システムの整備を進めています。その際に基幹システムで実現できなかった機能なども出てくるはずなので、そこをdbActableでカバー出来れば良いなと考えています。
他にも運用していく中での課題をご相談させていただきたいです。
竹林：いつでもお気軽にご相談ください！
竹林：実際dbActableを使ってみた印象はどうでしたか？
森嶋様：使いやすくてとても満足しています。今後も新しい機能が追加され、使い勝手も向上していくとのことなので、期待しています。
あとは少しスクリプトのスキルを学べば、自分でも自由にカスタマイズできるのかな？と感じています。今現在使っているワークフローシステムが直感的に作れるので、dbactableへの慣れが必要だと考えています。
竹林：ノーコード、ローコードでも運用はできますが確かに自分たちでカスタマイズしようとしたら少し大変に感じるかもしれませんね。充実したサポートサービスもご提供していますので、お気軽に相談してもらえたら嬉しいです。
森嶋様：それはありがたいですね。実際に今回のシステム化にあたって連絡を取り合っているときも、サポートがすごく早く大変助かりました。色々と教えてくれたりサンプルコードを送ってくれたりと、リトルソフトのサポートサービスには大変満足しています。
ーー HOYA Technosurgical株式会社様、今回お話を聞かせていただいてありがとうございました！
HOYA Technosurgical株式会社は、セラミックス製人工骨と金属製インプラント(骨接合材)の製造・販売・製品開発を行っている医療機器メーカーです。
